Klokkenluidersregeling

Algemeen

Mijn VIC B.V. hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is Mijn VIC B.V. van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Mijn VIC B.V.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
Medewerker: Alle aan Mijn VIC B.V. verbonden werknemers inclusief directie.
Externe derde: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Mijn VIC B.V. of één van haar medewerkers.
Melder: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon: De natuurlijk persoon die door de directie van Mijn VIC B.V. is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.
(Vermeende) onregelmatigheid: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Mijn VIC B.V. en/of haar medewerkers in verband met:

1. een (dreigend) strafbaar feit;
2. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
3. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
4. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
5. een (dreigende) schending van binnen Mijn VIC B.V. geldende(gedrags)regels of
6. overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de
   vertrouwenspersoon.

Waarom een klokkenluidersregeling?

Mijn VIC heeft een klokkenluidersregeling die waarborgt dat personen van buiten de organisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen.
Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de organisatie.

Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door Mijn VIC B.V. of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door Mijn VIC B.V. of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Mijn VIC B.V. of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van Mijn VIC dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling.
Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft
   de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via de heer W. Schuitemaker (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) of zijn plaatsvervanger R. Knoester (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.).
3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de
   melding.
5. 1. Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directie. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
   2. Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de directie.
   3. Bij het informeren van de directie als bedoeld in de punten 5a en 5b, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
6. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
7. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de directie met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid en bescherming

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledig geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon schriftelijk ontheft van zijn geheimhoudingsplicht. 

De directie van Mijn VIC B.V. garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen Mijn VIC B.V., dan wel zijn/haar carrière.