“Als wij de tweede lijn goed hebben ingericht, dan hebben wij jullie RPA BOTS toch helemaal niet nodig bij de uitvoering van de VIC?” De vraag was stellig en zette me aan het denken. Scherp gesteld klopt dat inderdaad. In de praktijk zien we helaas vaak anders.

Veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben echt wel invulling gegeven aan de VIC. In de basis genoeg randvoorwaarden om vanuit het ‘3-lines model’ te kunnen werken. Deskundigheid, een gestructureerde aanpak, goed uitgedachte controles en een onafhankelijke positie.

Maar dan komt de belangrijkste vraag op tafel. Wie gaat er nu eigenlijk het werk doen? We zien vaak dat, ook al zijn de randvoorwaarden goed ingericht, in de praktijk hier weinig tot niets van terecht komt. Na een beetje doorvragen en doorprikken, tenslotte blijven we wel accountants, blijkt dat de controles in de eerste en tweede lijn marginaal of niet zijn. Niet omdat organisaties niet willen of niet kunnen, maar simpelweg omdat de broodnodige capaciteit voor de uitvoering ontbreekt. Wel willen maar niet kunnen.

Als ik met medewerkers van de VIC over dit thema in gesprek ben dan is dit vaak helaas de uitkomst. We willen het wel anders inrichten, maar de organisatie is er niet klaar voor en het personeelstekort helpt daar niet bij. We missen misschien weleens kennis in de tweede lijn, maar de grootste boosdoener is toch echt een tekort aan capaciteit.

Gelukkig is er dan altijd weer die loyale VIC medewerker die, misschien wel tegen wil en dank, zelf de controles maar gaat uitvoeren. Niet alleen sturend op het controleproces, maar vooral ook zelf doen. Om aan het einde van de rit in ieder geval voldoende controle evidence te hebben verzameld voor bijvoorbeeld de rechtmatigheidsverantwoording.

En juist daar kunnen wij met onze RPA BOTS, die wij in samenwerking met Nexler hebben ontwikkeld, de oplossing bieden. Onze BOTS doen het kwaliteitswerk in de tweede lijn en de VIC medewerker hoeft alleen nog maar sturing op het proces te geven. Dus niet langer het uitvoeren van niet wenselijke maar wel broodnodige controles in de derde lijn. Maar alleen nog opvolging geven aan de uitkomsten van de gerobotiseerde controles. Het werk wordt leuker, minder eentonig en je houdt tijd over voor andere dingen.

Wil je weten hoe de RPA BOTS jouw werkzaamheden als VIC medewerker kunnen veranderen? Of hoe wij met Mijn VIC kunnen helpen aan het goed inbedden van het ‘3-lines’ model? Neem gerust contact op en één van onze specialisten bespreekt graag met jou de mogelijkheden. En niet onbelangrijk, voor die kennismaking sturen wij geen factuur!

Willem Schuitemaker