Deze tijd van het jaar is het voor veel organisaties het moment van een jaarlijks terugkerend fenomeen. De tijd van het jaar voor de interimcontrole. De accountant over de vloer die kritisch kijkt naar bedrijfsprocessen en soms driftig op zoek is naar adviespunten. Vaak nuttige en praktische adviezen om de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Soms adviezen die op papier kraakhelder zijn, maar in de praktijk verre van haalbaar. Maar het goede nieuws is, de managementletter is een adviesbrief en dat blijft het.

De accountant is, naast een nieuwe zoektocht naar punten voor de managementletter, vooral ook geïnteresseerd hoe de organisatie voorgaande adviezen heeft opgevolgd. Ziet de klant ook de toegevoegde waarde van al die managementletter van vorig jaar? Ze lezen die brief wel maar doen ze ook daadwerkelijk wat mee? Het blijft een interessant fenomeen, de verwachtingskloof tussen gemeente en accountant.

Helaas zie ik maar al te vaak dat de vraag over opvolging van de managementletter uit vorig jaar pas ‘op-plopt’ vlak voor de interimcontrole. Zodra de lijst met op te leveren stukken, waar deze prominent in de top staat, op de mat valt dan schieten we in de actiestand. Wie heeft er nog een overzichtje? Of sterker, we moeten even snel een overzichtje in elkaar draaien. Ik zie dat vaak, al zijn er ook genoeg voorbeelden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die het wel voor elkaar hebben.

“Het heeft onze aandacht” of “door uitgestelde beleidsbeslissingen zijn we hier nog niet aan toegekomen” of “we gaan hier in het laatste kwartaal actief mee aan de slag (waar dit al lang had moeten gebeuren)”. Ik kan de standaard reacties wel dromen. Ook de meest voorkomende “we hebben onvoldoende personele capaciteit” zie ik vaak als opvolging terugkomen.

Met een beetje mazzel neemt de accountant hier genoegen mee. Schrijft hij of zij op dat de organisatie nog niet klaar is maar wel actief bezig met de opvolging, en gaat iedereen weer vrolijk over tot de orde van de dag. Weer een jaar aan tijd gewonnen, najaar 2024 gaat deze discussie pas weer opnieuw spelen. ‘Wie dan leeft wie dan zorgt’. En dan schrijven we wel weer een nieuwe toelichting. Papier is geduldig. En hebben we opnieuw een tevreden accountant. Vinkje gehaald zullen we maar zeggen.

Maar dit is juist niet waar die managementletter voor bedoeld is. De managementletter, de één beter als de ander, maar ook andere adviezen zoals van de rekenkamercommissie zijn juist een kritische externe blik waar zaken beter kunnen. Het is dan ook echt wel belangrijk om met deze aanbevelingen serieus om te gaan en hier op tijd mee te starten. En niet alleen op papier verbetermaatregelen te treffen maar ook de werking hiervan in de praktijk te toetsen. Dat geeft ook een mooi beeld van de haalbaarheid en veranderkracht van de organisatie.

Juist hier kan een afdeling VIC, als 3e lijn control, een belangrijke toegevoegde waarde leveren. Een keer geen traditionele financiële controle maar een mooi voorbeeld van een operational audit.

Heb je geen idee hoe je dit wil gaan aanpakken? Ron Knoester, Niels Lansbergen en Willem Schuitemaker denken graag met jullie om een maatwerk plan van aanpak te maken.